Документы для всех сфер деятельности

Любой бизнес начинается с документов: регистрация, кадровые формы, локальные регламенты и графики проверок. Если с самого старта выстроить прозрачную систему шаблонов, журналов и сроков хранения, вы сократите операционные риски и упростите масштабирование. Регулярный аудит и обновление пакета под изменения в законе помогут спокойно проходить любые проверки.

1. Регистрация юридического лица или ИП

• Выберите форму: ИП или ООО, в зависимости от масштаба и задач бизнеса.
• Подготовьте и подайте документы: заявление по форме (например, ФНС России форма Р11001 для ООО) и другие учредительные документы.
• Получите свидетельство о регистрации, устав (для ООО) и выписку из реестра.

2. Определение внутренней структуры и локальных нормативных актов

• Утвердите уставные документы (для ООО) или зарегистрируйте ИП с указанием деятельности.
• Разработайте локальные нормативные акты: например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, штатное расписание.
• Настройте систему документооборота и архивирования.

3. Оформление кадровых документов

• Для сотрудников подготовьте трудовые договоры, приказ о приеме на работу, личные карточки, табель учета времени.
• Введите локальные акты по персональным данным, охране труда, внутреннему распорядку.
• Следите за изменениями: хотя нет единичного списка обязательных кадровых документов, они есть по практикам и контролю.

4. Ведение бухгалтерского и налогового документооборота

• Организуйте систему первичных бухгалтерских документов: счета-фактуры, накладные, акты оказанных услуг.
• Определите налоговый режим (ОСНО, УСН и др.). Например, при регистрации ООО требуется уведомление о выборе режима.
• Установите внутренние процедуры хранения документов, сроков и ответственности.

5. Подготовка документов по безопасности труда и экологии (если нужно)

• Если деятельность связана с риском или средой производства — оформите следующие документы: оценка условий труда, договор на вывоз отходов, дератизация и др.
• Разработайте программу производственного контроля. Заказать ППК вы можете у нас.
• Настройте журналы и акты проверок (экологические, трудовые, пожарные).

6. Организация процедур контроля и отчетности

• Утвердите журналы (приема сотрудников, обучения, выдачи спецодежды, охраны труда).
• Настройте регулярные проверки: внутренние аудиты, ревизии, проверка документации при сменах.
• Обеспечьте хранение документов в полном порядке и готовность к проверкам со стороны контролирующих органов.

7. Запуск и поддержка системы

• Убедитесь, что все ключевые документы оформлены, подписаны и доступны.
• Обучите сотрудников работе с документами, внутренними процедурами.

Настройте регулярный пересмотр и обновление документов: по мере роста компании, изменений в законодательстве, добавления новых услуг или сотрудников.