Документы для Гостиниц

Ведение гостиничного бизнеса в России требует не только качественного сервиса для гостей, но и безупречного документального оформления. Наличие полного пакета документов — это ваша защита от штрафов, приостановки деятельности и судебных разбирательств. Роспотребнадзор, МЧС, трудовая инспекция и другие контролирующие органы регулярно проверяют гостиницы на соответствие нормативным требованиям. Без правильно оформленной документации вы рискуете потерять не только деньги, но и репутацию, доверие клиентов и возможность продолжать деятельность.

Документы для лицензирования и регистрации

• Устав организации.
• Свидетельство о государственной регистрации.
• Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — актуальная справка из реестра с основными данными о компании или ИП (руководитель, адрес, ОКВЭД), выдается налоговой службой.
• Договор аренды или документы на право собственности.
• Положение о ведении гостиничной деятельности.
• Декларация о соответствии услуг требованиям.

Санитарно-эпидемиологические документы (Роспотребнадзор)

• Санитарно-эпидемиологическое заключение (СЭЗ) — это документ, который подтверждает, что гостиница соответствует санитарным нормам и требованиям Роспотребнадзора и может безопасно принимать гостей.
• Программа Производственного Контроля (ППК) — обязательный документ, определяющий порядок контроля за соблюдением санитарных правил.
• Договор на вывоз отходов I–IV класса опасности — соглашение со специализированной организацией на сбор, транспортировку и утилизацию отходов.
• Договор на дезуслуги (дератизация, дезинсекция, дезинфекция) — соглашение с лицензированной организацией на проведение регулярных мероприятий по уничтожению грызунов и насекомых.
• Договор на обслуживание вентиляции и кондиционеров — обязательный документ для обеспечения безопасных условий пребывания гостей.
• Договор на стирку белья и спецодежды — документ, подтверждающий сотрудничество с прачечной, имеющей санитарно-эпидемиологическое заключение.
• Паспорт I–IV класса опасности — документ, содержащий информацию об опасных отходах, образующихся в гостинице.
• Договор на лабораторно-инструментальные исследования — соглашение с аккредитованной лабораторией на проведение измерений микроклимата, освещенности, шума, анализа питьевой воды.
• Журналы контроля за качеством уборки номеров и общественных зон.
• Журналы учета дезинфекции, дератизации и дезинсекции.
• Журнал регистрации несовершеннолетних постояльцев.
• Документ о соблюдении требований СанПиН 1.2.3685-21.

Документы по пожарной безопасности (МЧС)

• Инструкция о мерах пожарной безопасности для гостиницы.
• Планы эвакуации (на каждом этаже).
• Паспорта на первичные средства пожаротушения.
• Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности.
• График проведения тренировок по эвакуации.
• Акт проверки систем противопожарной защиты.
• Договор на обслуживание систем пожаротушения и сигнализации.

Документы по охране труда

• Инструкции по охране труда для всех должностей.
• Журналы регистрации инструктажей (вводный, первичный, повторный).
• Договор с медицинским центром на прохождение медкомиссии сотрудников — соглашение на проведение предварительных и периодических медицинских осмотров.
• Специальная оценка условий труда (СОУТ) — обязательная процедура для всех рабочих мест, определяющая класс вредности.
• Оценка профессиональных рисков.
• Программа обучения по охране труда.
• Медицинские заключения о состоянии здоровья работников.
• Журнал учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Документация для клиентов

• Правила проживания в гостинице.
• Прейскурант на услуги.
• Книга отзывов и предложений.
• Документ о предоставлении дополнительных услуг.
• Политика конфиденциальности (с учетом 152-ФЗ «О персональных данных»).
• Формы договоров с гостями.
• Акт приемки-передачи номера.
• Журналы для гостиничного сервиса — комплект документов для ежедневного контроля качества услуг: журнал уборки номеров, журнал контроля за дезинфекцией, журнал регистрации гостей.

Документы для классификации гостиницы

• Заявление о проведении классификации — официальный документ, который подается в уполномоченную организацию (Ростуризм или аккредитованные центры) для включения гостиницы в процедуру присвоения категории.
• Декларация о соответствии гостиницы категории — обязательный документ, где собственник подтверждает, что гостиница соответствует всем требованиям выбранной категории (звездности) по установленным критериям: площадь номеров, уровень сервиса, инфраструктура.
• Техническое описание помещений и оборудования — детальная характеристика всех помещений гостиницы (номеров, холлов, ресторанов, SPA-зон), их площади, планировки, оснащения. Включает описание инженерных систем, коммуникаций и оборудования.
• Фотографии номеров и общественных зон.
• Перечень услуг, предоставляемых в соответствии с заявленной категорией.
• Акт обследования гостиницы — официальный документ, составляемый экспертами после проведения осмотра объекта. Подтверждает соответствие гостиницы заявленным требованиям или фиксирует выявленные несоответствия с рекомендациями по их устранению. Является основанием для присвоения категории.